Privacy en AVG

Privacy verklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens verkregen binnen onze organisatie.

Artikel 1. Kennisgeving privacybeleid

1.1 Deze privacyverklaring is bedoeld om uit te leggen hoe wij met privacy omgaan.
1.2 Wij gelden als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

De volledige gegevens van ons zijn:

  • Verwerkingsverantwoordelijke: KEI-Advies BV
  • KvK-nummer :59453656
  • Bezoekadres: Robijnstraat 8A, 1812 RB Alkmaar

1.3 Wij respecteren en beschermen uw privacy. Wij zetten ons naar alle redelijkheid in om er zorg voor te dragen dat alle persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt altijd vertrouwelijk wordt behandeld en met inachtneming van de geldende privacywetgeving worden gebruikt, opgeslagen en beheerd.
1.4 De grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens is: uitvoer van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang (marketing en verbetering) en voldoen aan een wettelijke plicht.
1.5 Ten aanzien van de gegevens die wij ontvangen van onze opdrachtgevers hebben betrekking op het uitvoeren van overeenkomsten bestaande uit leveringen, berekeningen en adviesdiensten.

Artikel 2. Doel informatieverzameling

2.1 U geeft toestemming dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt delen met leveranciers, die in naam van ons handelen voor de hieronder beschreven doelen. Voor zover er expliciet om toestemming gevraagd wordt, heeft u altijd het recht uw toestemming in te trekken.
2.2 Mocht u ons persoonsgegevens verstrekken (waarmee iemand kan worden geïdentificeerd), dan garanderen wij dat deze informatie primair zal worden gebruikt voor het volgende:

  1. Het uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het leveren van goederen en diensten.
  2. Het onderhouden van relaties met klanten en leveranciers.
  3. Het melden van wijzigingen in het beleid, documenten en onze diensten.
  4. Het tonen en het gebruik van de website(s) op een correcte manier.
  5. Uw behoeften beter te begrijpen (al dan niet via cookies) en daarmee ons bedrijf, onze diensten, website, software en beveiliging te kunnen evalueren en (op maat) verbeteren.
  6. Het registreren en afhandelen van klachten, aanvragen en verzoeken.
  7. Het op anonieme basis doen van (demografisch en statistisch) onderzoek.
  8. Voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaarplicht en andere juridische en regelgevende verplichtingen.
  9. Het afhandelen van facturatie en incasso’s.
  10. Onze bedrijfsvoering veilig te stellen en te beschermen en om fraude, ongeoorloofde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden te identificeren en te helpen minimaliseren of voorkomen.

Artikel 3. Categorieën verzamelde gegevens

De categorieën van informatie over u die wij mogelijk verzamelen, gebruiken, openbaar maken en anderszins hanteren, kunnen per land en geldende wet variëren.
Naam en contactgegevens: We verzamelen uw voor- en achternaam, e-mailadres, zakelijke postadres en telefoonnummers.
Ondersteuningsgegevens: Wanneer u ons inroept voor adviesdiensten en consultancy, verzamelen we gegevens over u en andere details die relevant zijn voor deze adviesdiensten. Het betreft hier gegevens zoals contact- of authenticatiegegevens, de inhoud van communicatie met onze medewerkers, gegevens over de locatie die de adviesdienst betreft, zoals de gebouwkenmerken, op dit object betrekking hebbende overeenkomsten en energienota’s.
Inhoud: We verzamelen inhoud van uw berichten die u naar ons verstuurd hebt, zoals feedback en productbeoordelingen die u geschreven hebt, of vragen en informatie die u verschaft hebt voor klantenondersteuning. Wanneer u contact met ons opneemt kunnen telefoongesprekken of chatsessies met onze medewerkers worden opgenomen en gemonitord.
Logging: We verzamelen gegevens in onze server logs, waaronder IP-adres, internetbrowser en apparaat type, tijden waarop u gebruik heeft gemaakt van onze website(s) en onze diensten/producten.

Artikel 4. Inzien, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens

4.1 Wij proberen uw gegevens altijd correct bij te houden. U heeft het recht de gegevens welke over u worden verwerkt in te zien, te laten verbeteren en onjuiste gegevens te laten verwijderen.
4.2 Om deze rechten uit te oefenen of om een klacht in te dienen of om een verzoek om inlichtingen in te dienen over onze privacy praktijken, neemt u per e-mail contact met ons op via info@kei-advies.nl.
4.3 Om gebruik te kunnen maken van uw rechten kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen, of andere stappen om uw identiteit te verifiëren. Hierbij doen wij het verzoek om uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken, om zo goed mogelijk uw privacy te waarborgen. Wij zullen uiterlijk binnen vier weken reageren op uw verzoek.

Artikel 5. Derden

5.1 Wij zullen de persoonsgegevens niet aan derden verkopen of verstrekken, zonder uw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling of deze verstrekking aan een derde partij noodzakelijk is vanwege bijvoorbeeld een overname en/of fusie waar wij bij betrokken zijn.
5.2 Wij delen persoonlijke informatie met derden die namens ons services uitvoeren. Wij gebruiken derden voor onze automatisering, het hosten van onze websites, het runnen van bepaalde functies ervan, het verzenden van e-mails, het opstellen en verzenden van offerten, opdrachtbevestigingen, het versturen van facturen, het verwerken van loonstroken, het autoriseren en verwerken van betalingen. Deze derden worden niet door ons bevoegd om de informatie te gebruiken voor eigen doelen of te verspreiden.
5.3 Koppelingen naar websites van derden worden uitsluitend voor uw gemak weergegeven. Als u van deze sites gebruikmaakt, verlaat u onze website. Wij hebben deze sites niet gecontroleerd, beheren deze sites niet en dragen geen verantwoordelijkheid voor deze sites. Als u besluit een site van derden te bezoeken die is gekoppeld aan deze site, doet u dit volledig op eigen risico.
5.4 Wij zullen de informatie die wij over u verzamelen uitsluitend verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’).
5.5 Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te verkrijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Meer informatie over het privacy beleid van Google staat op de website van Google.

Artikel 6. Veiligheid

6.1 Wij doen ons uiterste inspanning om uw gegevens veilig te verwerken, met als doel om ongeautoriseerde toegang tot gegevens of bekendmaking van gegevens te voorkomen, de accuraatheid van gegevens te behouden, en het juiste gebruik van gegevens zeker te stellen.
Hiervoor hebben wij fysieke, elektronische en organisatorische beheermaatregelen getroffen opgezet om de informatie die wij online verzamelen te beschermen en beveiligen, zoals versleuteling  van het dataverkeer, een streng wachtwoordbeleid, multi-factor authenticatie en logging van alle beheerdersactiviteiten.
6.2 Wij kunnen niet de effectiviteit van dergelijke veiligheidsmaatregelen garanderen en niets in deze kennisgeving mag worden opgevat als een expliciete of impliciete garantie tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, openbaarmaking, verandering of vernietiging.
6.3 Serviceproviders die mogelijk toegang tot uw informatie hebben om namens ons services te leveren, zijn contractueel verplicht om dergelijke informatie in vertrouwen te houden, voldoende gegevensbeveiligingsmaatregelen te implementeren en mogen deze gegevens mogelijk niet voor enige andere doeleinden gebruiken.

Artikel 7. Verdenking misbruik

7.1 Wij behouden ons het recht voor om zowel proactief als corrigerend op te treden bij verdenking van misbruik. Hieronder wordt verstaan dat wij in dit geval het recht hebben om alle informatie van en over bezoekers op te slaan en te bewaren als mogelijk bewijs van misbruik. We hebben daarnaast het recht om, bij een voldoende onderbouwde verdenking van misbruik, nadere gegevens op te vragen bij derden. Bij voldoende bewijs kunnen wij passende maatregelen treffen, waaronder uitsluiting van onze website of diensten en/of aangifte bij de politie en/of andere relevante autoriteiten.

Artikel 8. Bewaartermijn

8.1 Wij bewaren uw informatie zolang als nodig om de doeleinden waarvoor wij het verzamelen te bereiken, behalve zoals anderszins wettelijk is vereist.
8.2 Gegevens van personen die ons per mail hebben benaderd worden 3 jaar bewaard.
8.3 De gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afwikkeling van overeenkomsten bewaren we 7 jaar.
8.3 De projectgegevens (door ons vervaardigde tekeningen, berekeningen, rapporten) die noodzakelijk zijn voor het projectarchief bewaren we 10 jaar digitaal.
8.4 Overige gegevens bewaren wij 1 jaar.

Artikel 9. Wijzigen privacyverklaring

9.1 Wij hebben het recht deze privacyverklaring aan te passen. Wij gebruiken hiervoor versiebeheer conform ons ISO9001-2018 system. Deze aanpassingen worden direct geplaatst op onze website. Bij nieuwe offertes of opdrachtbevestigingen wordt u (weer) geïnformeerd. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade ontstaan door wijziging van deze privacyverklaring.
9.2 Onderhavige privacyverklaring is per 15 mei 2018 van kracht en vervangt alle eerdere versies.

Artikel 10. Klachten

10.1 Indien u van mening bent dat de bepalingen van deze privacyverklaring niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen met betrekking tot de registratie van uw gegevens, dient u zich te wenden tot onze directie.

Voor vragen met betrekking tot deze privacyverklaring of KEI-Advies BV kunt u terecht bij info@kei-advies.nl.